學(xué)Excel可以不去管函數(shù)，不去管宏，只需把握一個(gè)要點(diǎn)就可以了：學(xué)會(huì)設(shè)計(jì)一張個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、正確的源數(shù)據(jù)表。

我們使用Excel的最終目的，是為了得到各式各樣用于決策的分類匯總表，一個(gè)源數(shù)據(jù)表完全可以滿足要求。它的設(shè)計(jì)理念卻很簡單，就是是一張中規(guī)中矩、填滿數(shù)據(jù)的一維明細(xì)表。

這個(gè)表有三大優(yōu)勢(shì)：通用、簡潔、規(guī)范。無論是銷售、市場(chǎng)數(shù)據(jù)，還是物流、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，都可以用完全相同的方式存放于源數(shù)據(jù)表中，區(qū)別僅僅在于字段名稱和具體內(nèi)容。

一項(xiàng)工作有時(shí)可以牽扯出幾十張Excel表，大量重復(fù)數(shù)據(jù)，卻又沒有一份是完整的。相反，如果堅(jiān)持一項(xiàng)工作一張表格的原則，即便與很多數(shù)據(jù)打交道，Excel文件也可以很少。這樣你可以輕松找到需要的數(shù)據(jù);最大程度避免重復(fù)性工作;業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)容易備份和交接;還可以將“變”表的技能發(fā)揮得淋漓盡致。

但是要設(shè)計(jì)這張?zhí)煜碌谝槐恚钪匾馁Y質(zhì)是工作經(jīng)驗(yàn)!如果你只在于技能的學(xué)習(xí)，而忽略了對(duì)工作本身的積累和感悟，最終還是無法駕馭Excel。

表格毀容五宗罪(內(nèi)含源數(shù)據(jù)表制作方法)

第一宗罪：標(biāo)題的位置不對(duì)

我們常常因?yàn)檫^分強(qiáng)調(diào)視覺效果，或者圖一時(shí)方便，情不自禁就做出形態(tài)各異的錯(cuò)誤表格，為后續(xù)工作埋下隱患。在Excel默認(rèn)的規(guī)則里，連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的首行為標(biāo)題行，空白工資表首行也被默認(rèn)為標(biāo)題行。

但是標(biāo)題行和標(biāo)題不同，前者代表了每列數(shù)據(jù)的屬性，是篩選和排序的字段依據(jù);而后者只是讓閱讀該表的人知道這是一張什么表，除此以外不具備任何功能。所以，不要讓標(biāo)題占用工作表首行。

第二宗罪：令人糾結(jié)的填寫順序

之所以會(huì)做出一張順序顛倒的表格，是因?yàn)樵O(shè)計(jì)的時(shí)候忽略了填表流程和工作流程之間的關(guān)系。我們?cè)贓xcel中的動(dòng)作，尤其是數(shù)據(jù)錄入的動(dòng)作，必須與工作順序保持一致。

就拿請(qǐng)假這件事來說，了解員工請(qǐng)假信息的順序通常是：今天是什么日期?請(qǐng)假的是誰?請(qǐng)的什么假?請(qǐng)幾天?轉(zhuǎn)換成Excel字段，就變成日期、姓名、請(qǐng)假類型、請(qǐng)假天數(shù)。只要把這些字段從左到右依次排列，就能得到順序正確的源數(shù)據(jù)表。所以只要在設(shè)計(jì)之前想清楚工作流程，排個(gè)順序還不是小case!所謂的設(shè)計(jì)其實(shí)就這么簡單。

第三宗罪：人為設(shè)置的分隔列(類似段落空行)破壞了數(shù)據(jù)完整性

這種做法會(huì)，在滿足視覺需求的同時(shí)，破壞數(shù)據(jù)的完整性。

Excel是依據(jù)行和列的連續(xù)位置識(shí)別數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，所以當(dāng)數(shù)據(jù)被強(qiáng)行分開后，Excel認(rèn)為它們之間沒有任何關(guān)系，于是很多分析功能的實(shí)現(xiàn)都會(huì)受到影響。姑且不說篩選、排序、函數(shù)匹配和自動(dòng)獲得分類匯總表，一個(gè)最直觀的影響就是當(dāng)你選中一個(gè)單元格，再按Ctrl+A，本來應(yīng)該把所有數(shù)據(jù)全選上的，現(xiàn)在卻只能選中1/3的數(shù)據(jù)。僅僅是選中數(shù)據(jù)這一項(xiàng)工作，就會(huì)因?yàn)檫@些人為的隔斷讓你有得忙。所以，對(duì)于源數(shù)據(jù)表，保持?jǐn)?shù)據(jù)之間的連續(xù)性非常重要。

第四宗罪：合并單元格。(悲劇啊……身受其害啊……要長記性啊……)

嚴(yán)重破壞了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)在源數(shù)據(jù)表中合并單元格，是最常見的操作。可這種看似讓數(shù)據(jù)更加清晰可見的方式，對(duì)表格的破壞性卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)勝過前面幾例。能做出這種表格樣式，首先是因?yàn)槿狈μ煜碌谝槐淼母拍睿瑫r(shí)，也離不開對(duì)合并功能的長期誤讀。

“合并及居中”的使用范圍僅限于需要打印的表單，如招聘表、調(diào)崗申請(qǐng)表、簽到表等。而在源數(shù)據(jù)表中，它被全面禁止使用，即任何情況下都不需要出現(xiàn)合并單元格。源數(shù)據(jù)表里的明細(xì)數(shù)據(jù)必須有一條記錄一條，所有單元格都應(yīng)該被填滿，每一行數(shù)據(jù)都必須完整并且結(jié)構(gòu)整齊，就像話費(fèi)詳單一樣。

合并單元格之所以影響數(shù)據(jù)分析，是因?yàn)楹喜⒁院螅挥惺讉€(gè)單元格有數(shù)據(jù)，其他的都是空白單元格。另外，合并單元格還造成整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域的單元格大小不一。所以在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序時(shí)，Excel會(huì)提示錯(cuò)誤，導(dǎo)致排序功能無法使用。

第五宗罪：源數(shù)據(jù)被分別記錄在不同的工作表

大多數(shù)事情都是分時(shí)容易聚時(shí)難，Excel也不例外：分開源數(shù)據(jù)很容易，合起來就很難。我們就應(yīng)該把同類型的數(shù)據(jù)錄入到一張工作表中，而不要分開記錄。因?yàn)樵磾?shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)完整性和連貫性，會(huì)直接影響到數(shù)據(jù)分析的過程和結(jié)果。

把一年12個(gè)月的數(shù)據(jù)分成12張工作表是出于什么目的?為了看著方便，也容易找到數(shù)據(jù)?錯(cuò)了!放一張工作表里，篩選一下，也能看著方便，找著容易，況且還能運(yùn)用更多的技能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

Excel是強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理軟件，它有它的規(guī)則。視覺效果固然重要，但還是要講究方便實(shí)用。一張工作表提供了數(shù)萬行甚至數(shù)百萬行(不同版本)的數(shù)據(jù)空間，足夠你折騰了。